Προγραμματισμός και περιεχόμενο των συναντήσεων
Διαμόρφωση εκτελεστικού κώδικα
Οι Επιτροπές είναι καλό να συμφωνήσουν, κατά προτίμηση ομόφωνα, στην δημιουργία ενός κανονιστικού πλαισίου ή/και εκτελεστικού κώδικα διεξαγωγής των συναντήσεων. Ο κώδικας αυτός μπορεί να είναι διαφορετικός όταν αναφέρεται και αφορά στις Επιτροπές ξεχωριστών μεταλλευτικών έργων, αλλά περιλαμβάνει σε γενικές γραμμές τα παρακάτω,
- ένα κεντρικό μήνυμα που δίνει το στίγμα και υποδηλώνει το όραμα και τον στρατηγικό προσανατολισμό της Επιτροπής. Βέβαια στην περίπτωση που η Επιτροπή έχει ορισθεί στην βάση κάποιας διοικητικής απόφασης τότε αυτή συνοδεύεται συχνά και από περιγραφή των στόχων της
- σαφείς αρμοδιότητες, υπευθυνότητες και υποχρεώσεις του μεταλλειοκτήτη, των εκπροσώπων της τοπικής αυτοδιοίκησης, των στελεχών των δημοσίων φορέων/υπηρεσιών και άλλων διάφορων εμπλεκόμενων
- ανάλυση και περιγραφή της δομής της Επιτροπής, όπως είναι ο ρόλος των μελών και των όποιων εξωτερικών παρατηρητών, καθώς και θεμάτων που αφορούν σε πειθαρχικούς όρους και μέτρα στην περίπτωση λάθος χειρισμών και αδικαιολόγητων απουσιών
ανάδειξη κανόνων εσωτερικής λειτουργίας των συναντήσεων, όπως για παράδειγμα είναι ο προγραμματισμός, ο χρόνος διεξαγωγής και σύνταξη και έγκαιρη διανομή πρακτικών.
Διαμόρφωση ατζέντας
Η ατζέντα της συνάντησης και τα πρακτικά της προηγούμενης συνάντησης πρέπει να στέλνονται έγκαιρα σε όλα τα μέλη για να μπορούν να εισηγούνται τυχόν πρόσθετα θέματα για να ενταχθούν και αυτά στην ημερήσια διάταξη. Από την αρχή ο πρόεδρος πρέπει να ορίζει την διάρκεια της συνάντησης και τα διαθέσιμα χρονικά περιθώρια για το καθένα από τα επιμέρους θέματα. Κάθε συνάντηση ξεκινάει με την έγκριση των πρακτικών της προηγούμενης και ακολουθεί αναφορά στις θεματικές προτεραιότητες και δράσεις που τέθηκαν. Προτείνεται η μέση διάρκεια των συναντήσεων να μην ξεπερνά τις 3 ώρες.
Σύνταξη πρακτικών
Γενικά, η μεταλλειοκτήτρια Εταιρία έχει την υποχρέωση να παρέχει γραμματειακή υποστήριξη στην Επιτροπή, συμπεριλαμβανομένων της σύνταξης και διανομής των πρακτικών για όλες ανεξαίρετα τις συναντήσεις. Στα πρακτικά συνήθως περιλαμβάνονται και καταγράφονται τα ονόματα των παρόντων και των απόντων, και οι δράσεις/ενέργειες/πρωτοβουλίες που αποφασίσθηκαν στην προηγούμενη συνάντηση και βρίσκονται σε εξέλιξη. Θα αναφέρονται επίσης οι απόψεις, θέσεις και προτάσεις του κάθε μέλους ονομαστικά γύρω από τα θέματα που συζητούνται, ενέργειες που πρέπει να γίνουν και τα ονόματα των υπευθύνων που τις αναλαμβάνουν, καθώς και τις ημερομηνίες παράδοσης των αποτελεσμάτων. Επίσης θα σημειώνονται όλα τα θέματα, εντός και εκτός ημερήσιας διάταξης της ατζέντας, που στην συγκεκριμένη συνάντηση αποτελούν αντικείμενο συζήτησης και απασχολούν τα μέλη.
Ενημέρωση του ευρύτερου κοινού
Τα μέλη της Επιτροπής πρέπει να βρίσκονται πάντοτε σε ετοιμότητα για να ενημερώνουν επίσημα και ανεπίσημα την τοπική αυτοδιοίκηση, απλούς πολίτες και γενικότερα την τοπική κοινωνία για τα αποτελέσματα των συναντήσεων. Αυτό θα μπορούσε επίσης να γίνεται με την κοινοποίηση και δημοσιοποίηση των πρακτικών σε πίνακες ανακοινώσεων δημόσιων χώρων, με ηλεκτρονικά μηνύματα και σύνταξη/έκδοση εφημερίδας, ανοικτές εκδηλώσεις στις περιοχές των μεταλλείων, ημερίδες δημόσιου διαλόγου και δελτία τύπου.
Έναρξη λειτουργίας της Επιτροπής
Πρώτες κινήσεις και ανάγκες
- Ένας συνεδριακός χώρος για 10-15 άτομα σε μια εύκολα προσβάσιμη και ήσυχη τοποθεσία
- Ικανός αριθμός τραπεζιών και καρεκλών για τα μέλη, αλλά και τους άλλους που κατά καιρούς θα συμμετέχουν στις συναντήσεις, σε οβάλ διάταξη για να διευκολύνεται η συζήτηση
- Ύπαρξη ελεύθερου χώρου για την παρουσία κοινού και τυχόν παρατηρητών
- Φορητός υπολογιστής, μηχάνημα προβολής και λευκός πίνακας
- Γενικοί χάρτες/αεροφωτογραφίες των μεταλλευτικών χώρων και ευρύτερα
- Φωτοαντιγραφικό, εκτυπωτικό πολυμηχάνημα με σαρωτή και φαξ.
Εναρκτήρια συνάντηση
Στην πρώτη εναρκτήρια συνάντηση γίνεται ευρεία συζήτηση για τον ρόλο και τις αρμοδιότητες της νέας Επιτροπής, εκλέγεται ο πρόεδρος (αν δεν έχει ήδη γίνει), και συμφωνείτε ή έδρα της, καθώς και ο τόπος, ή ώρα και η διάρκεια των καθιερωμένων συναντήσεων. Επίσης μπορεί να προσδιορισθεί ο Εκτελεστικός Κώδικας και ένα προκαταρκτικό χρονοδιάγραμμα.
Βασικές προδιαγραφές λειτουργικής αποτελεσματικότητας
• Συμμετοχή εκπροσώπων που σχετίζονται με την εξέλιξη του μεταλλευτικού έργου και είναι εξουσιοδοτημένοι να τοποθετούνται με θεσμικό και έγκυρο τρόπο
• Ρητή δέσμευση διενέργειας ανοικτών συναντήσεων και άμεσης κοινοποίησης των πρακτικών τους στο τοπικό δημοτικό συμβούλιο και την τοπική κοινωνία
• Καταγραφή και αξιολόγηση του έργου της Επιτροπής από τις αρμόδιες δημόσιες υπηρεσίες και θεσμούς, κύρια σε ότι αφορά σε θέματα που εκκρεμούν
• Δυνατότητα να προσκαλούνται, συστηματικά ή όποτε το απαιτούν οι ανάγκες, στελέχη των Επιθεωρητών Περιβάλλοντος ή ανάλογων υπηρεσιών του κράτους
• Γνώση των μελών της Επιτροπής για την περιοχή με στόχο την αποτελεσματικότητα των εποπτικών ελέγχων
• Ικανότητα στην καλύτερη δυνατή ανάλυση και αξιολόγηση της πληροφορίας
• Δημόσια ανοικτές και διαφανείς διαδικασίες
Διαμόρφωση κυρίαρχων στόχων και προτεραιοτήτων
Για την ενίσχυση και διασφάλιση της συμμετοχικής ένταξης και παρουσίας της τοπικής κοινωνίας στον διάλογο επιλέγονται τέσσερεις στρατηγικοί στόχοι,
1ος στόχος: Βελτίωση της συνεργασίας και διαλλακτικής σχέσης μεταξύ επιχείρησης και κοινωνικών εταίρων, στην βάση του δημόσιουI συμφέροντος από την αξιοποίηση του ορυκτού πλούτου
2ος στόχος: Ενίσχυση του βαθμού εμπλοκής του τοπικού Δήμου σε σχέση με τις διαχειριστικές δυνατότητες και πρακτικές της μεταλλευτικής βιομηχανίας, αλλά και την διασύνδεση με τις αρμόδιες υπηρεσίες της δημόσιας διοίκησης
3ος στόχος: Αναβάθμιση της εσωτερικής διαδικασίας λήψης αποφάσεων και της δυνατότητας αποτελεσματικής αντιμετώπισης προβλημάτων λαμβάνοντας υπόψη και τις απόψεις των κοινωνικών εταίρων
4ος στόχος: Βελτιστοποίηση της επιχειρηματικής συμπεριφοράς και εταιρικής ευθύνης ώστε οι τοπικές και ευρύτερες κοινωνίες να έχουν ελεύθερη και εύκολη πρόσβαση στα διαθέσιμα στοιχεία και πληροφορίες, και ανοικτό δίαυλο επικοινωνίας με τους αρμόδιους φορείς της δημόσιας διοίκησης.
Παρασκευή 9 Δεκεμβρίου 2011
Εγγραφή σε:
Αναρτήσεις (Atom)
